OBF-portalen forenkler styrearbeidet

Har styret i ditt boligselskap etablert gode rutiner i styrearbeidet, eller kunne dere ønske at dere hadde bedre oversikt over økonomi, fakturaer, dokumenter og protokoller? Vi i OBF råder alle våre kunder å gjøre seg kjent med OBF-portalen og bruke de løsningene som er tilgjengelige.

Portalen samler alt på ett sted, inkl. informasjon om eierne i boligselskapet. Det betyr mindre logistikk og enklere navigering i historikk og nyttig informasjon for nye styremedlemmer.

Ikke gå glipp av viktig informasjon

I tillegg til å være et godt oppslagsverk og verktøy, bruker våre rådgivere OBF-portalen som en kanal for formidling av informasjon til styret. Dette er ofte viktig informasjon det kan være lurt å få med seg. Disse publiseringene finner styret under Publiseringer.

Visste du at...

Du finner informasjon om selskapets bygningsforsikring inklusive polisenummer og egenandel under fanen Forsikring.

Informasjon om beboere

Under fanen Vårt eierseksjonssameie/borettslag/boligaksjeselskap finnes informasjon om alle eierne i boligselskapet. Kontaktinformasjon som telefonnummer og epostadresse, samt informasjon om hvilken boenhet vedkommende eier.

OBS!

Dersom det er ønskelig å gjøre endringer i kontaktinformasjonen til eiere, må dette gjøres via OBF. Ta kontakt med din rådgiver dersom det er tilfelle.

Dere i styret har også mulighet til å finne tilsvarende informasjon om leietakere i boligselskapet. Dette legges inn av OBF når vi får melding om utleie. Det er viktig at denne informasjonen er à jour så man til enhver tid vet hvem som bor i boligselskapet.

Gjennomfør styremøter enkelt

Via OBF-portalen kan dere opprette saker som skal behandles på fremtidige møter, innkalle til styremøter og skrive styremøteprotokoller. Sistnevnte kan settes til digital signering i portalen. OBF anbefaler bruk av denne funksjonen, da det gir rådgiver enkel tilgang til styreprotokoller. Da vil også årsmeldingen hente informasjon om hvor mange saker som er behandlet og hvor mange møter som er avholdt. Enkel arkivering sikrer kontinuitet i styrene.

Årsmøte/generalforsamling

Portalen samler all viktig informasjon om årsmøtet/generalforsamlingen. Her kan styret redigere direkte i utkast til årsmelding og innkalling, og legge inn planlagte saker mm. Dere vil også finne signert regnskap og protokoller under fanen Årsmøte/generalforsamling.

Frammøteliste

Portalen har gjort det enkelt å registrere fremmøtte ved for eksempel dugnader, samt årsmøte/generalforsamling. Denne finner dere under fanen Årsmøte/generalforsmaling. Her kan også fullmakter registreres, i tillegg til at listen kan deles med rådgiver.

Årshjul

Årshjulet på OBF-portalen kan tilpasses etter styrets egne ønsker. Dere kan også legge inn årlige huskelister, eller fremtidige planer om for eksempel vedlikehold.

Signeringer

I portalen samler vi alt som må signeres av styret på ett sted, det være årsregnskap, styremøteprotokoller mv.

Dokumenter

Som vi har vært innom tidligere, er portalen ypperlig for filarkivering. Her finner dere i styret oversikt over dokumenter OBF har arkivert på portalen for laget eller dokumenter styret selv laster opp. OBF laster opp dokumenter under Dokumenter, mens styrets egne dokumenter legges under Styrets dokumenter. Et dokument på denne siden fungerer i praksis som en mappe. Man har her anledning til å opprette et Nytt styredokument og legge flere filer under samme tema i samme mappe.

Økonomi

Vi anbefaler deg som styremedlem å gjøre deg ekstra godt kjent med Økonomisiden på OBF-portalen.

Alle fakturaer må godkjennes av styreleder og ett styremedlem før det går til betaling. Det er derfor viktig å følge med på om det er lagt inn nye fakturaer i portalen. Dette vises tydelig på portalens forside.

Godt å vite!

Når en ny faktura kommer inn, varsles du per e-post. Du kan også få varsel ved forfall eller velge å motta varselet per SMS. Si ifra til din rådgiver dersom du ønsker dette.

Nyttige faner under økonomi i OBF-portalen:

• Under Økonomisk oversikt finnes nøkkeltall for økonomien i boligselskapet.
  

• Under Faktura finnes alle fakturaer boligselskapet har til behandling, har godkjent eller har avvist. I fakturaarkivet kan man enkelt søke opp en spesifikk faktura man leter etter.
  

• Under Rapporter finnes nyttige regnskapsrapporter som viser hvordan boligselskapet ligger an regnskapsmessig eller budsjettmessig.
  

• Under Budsjett kan styret redigere budsjettutkastet som OBF lager på høsten og til slutt godkjenne det.
  

• Under Godtgjørelser fyller styret inn den interne fordelingen av styrehonoraret etter avholdt årsmøte/generalforsamling, samt kontonummer til mottakerne.
  

• Under fanen Lån kan styret til enhver tid se hva boligselskapet har i lån.
  

• Under fanen Utlegg kan man enkelt legge inn utlegg styremedlemmer eller andre har hatt på vegne av boligselskapet, for eksempel innkjøp til dugnad eller lignende og laste opp vedlegg, typisk kvittering.

Felles postkasse

Vi anbefaler alle våre boligselskap å opprette en egen styremail – om det allerede ikke er gjort. Under fanen e-post kan styret sende og motta e-post direkte i styreportalen (NB! må være G-mail eller Office365 konto). Tilkoblingen av styrets e-postkonto gjøres enkelt under fanen Innstillinger.

Har du spørsmål?

Ta kontakt med din rådgiver i OBF dersom du trenger hjelp eller lurer på noe ved OBF-portalen.