Som styremedlem besøker man jevnlig OBFportalen i forbindelse med styrearbeidet. Her har man til nå blant annet kunnet signere viktige dokumenter, godkjenne fakturaer, samt få fullstendig oversikt over økonomien og beboerne i boligselskapet.
Sist oppdatert:
1. august 2022
For å gjøre styrearbeidet enda mer sømløst, lanserer vi nå løsningen som tilkobler e-posten dere i dag benytter som postkasse for boligselskapet, til OBF-portalen. Det betyr at dere fremover vil kunne motta og svare på henvendelser enkelt i en løsning dere allerede bruker.
Dere vil også enkelt kunne logge saker i innboksen som behandlet, eller knytte e-poster til saker som skal styrebehandles i et styremøte. Da opprettes en egen sak i styreprotokollen i OBF-portalen. Alle i styret vil ha automatisk genererte signaturer, og man vil enkelt kunne se hvem som har behandlet, svart på og slettet meldinger i innboksen.
Se hvordan man tilknytter styrets e-post i OBF-portalen lengre ned i artikkelen.
Gjelder kun for G-mail og Office 365
Ved lansering er det kun støtte for to e-postleverandører; Office 365 og G-mail. Det betyr at tjenesten dessverre ikke er tilgjengelig for boligselskap som benytter seg av annen e-postleverandør.
Felles styrepostkasse – klare fordeler
Dersom styret i dag benytter privat e-postadresse i forbindelse med styrearbeid og henvendelser fra beboere, bør dere tenke dere om. Det er klare fordeler ved å opprette en egen e-postadresse som beboere kan henvende seg til. I tillegg til at alle i styret kan besvare samme e-postkonto, er det enklere å overføre arbeidet til nye styremedlemmer, samtidig som man unngår at viktig historikk går tapt ved fratredelse. Les mer om hvorfor styret ikke bør bruke privat e-post i styrevervet.
Slik kobler du styrets e-post til OBF-portalen
1. Logg inn i OBF-portalen
(Dersom dere allerede har benyttet dere av denne tjenesten i OBF-portalen, vil dere nå møte en melding på forsiden som forteller at dere må logge inn i styrets e-postkonto på nytt).
2. Gå til Kommunikasjon på venstre vertikale meny
3. Velg deretter Innstillinger i den horisontale menyen
4. Under «Styrets tilkoblede e-postkonto» har dere anledning til å legge til e-posten dere benytter i dag ved å klikke på «+ Legg til»
Velg videre fremgangsmåte for:
G-mail
5. Velg hvilken leverandør som gjelder for styrets e-postkonto – her «legg til G-mail konto».
6. Fyll inn e-postadresse og App passord for G-mail.
7. For å opprette et App passord, må følgende gjøres:
a. Åpne en ny fane i nettleser, og logg inn på styrets G-mail-konto ved å gå til https://gmail.com
b. Gå til konto og trykk på «Administrer Google-kontoen din».
c. Velg «Sikkerhet i menyen til venstre.
d. Påse at «Totrinnsbekreftelse» er slått på for denne kontoen.
e. Klikk deretter på «App-passord» (krever at passord til e-postkonto må skrives inn på nytt)
f. I første nedtrekksliste, velger man «E-post», og i andre nedtrekksliste velger man «Annen (egendefinert navn)».
g. Nytt felt fremkommer, her kan man navngi koblingen, eksempelvis «E-post i Portalen». Trykk så på «Generer».
h. Google vil nå gi et App-passord som skal benyttes for å koble til i OBF-portalen. Skriv ned passordet før du går tilbake i OBF-portalen.
Gå så tilbake til OBF-portalen.
8. Skriv inn det generte App-passordet i feltet for dette, mellomrom er ikke nødvendig. Trykk deretter på «konfigurer».
9. E-post er nå konfigurert og OBF-portalen vil kunne sende og motta e-post ved bruk av denne e-postkontoen. Tilkoblet konto vises med rett e-postadresse i feltet «Styrets tilkoblede e-postkonto».
Tips:
Dersom du fortsatt opplever problemer med å koble opp styrets G-mail konto, kan det være at innstillingene for IMAP ikke er aktivert for deres konto. For å aktivere dette, går du til følgende plass:
Trykk på tannhjulet oppe til høyre i deres G-mail konto -> Se alle innstillinger og velg fanen «Videresend og POP/IMAP». Aktiver IMAP-tilgangen.
Office 365
5. Velg hvilken leverandør som gjelder for styrets e-postkonto - her «legg til G-mail konto»
6. Fyll inn e-postadresse. Trykk deretter på «Konfigurer».
7. I neste steg fyller du igjen inn styrets e-postadresse, for deretter å skrive inn tilhørende passord. Avslutt med «Logg på».
8. Dersom kontoen er satt opp med to-trinns verifisering, vil dere få opp at identiteten må bekreftes. Følg videre steg og motta kode per SMS. Avslutt med «Kontroller».
9. I neste steg må du bekrefte at du gir OBF-portalen tilgang til styrets e-postkonto. Trykk på «Godta».
10. Som et ekstra ledd og sikring at det er styrets e-postadresse du kobler til i OBF-portalen, må du i dette steget bekrefte at tilkoblingen som gjøres er korrekt.
Trykk «Bekreft» dersom alt er korrekt.
Skulle du vet uhell ha skrevet feil, trykker du «Avbryt». For å starte prosessen for tilkobling på nytt, går du tilbake og begynner fra steg «3»
11. Tilkoblingen er nå gjennomført og OBFportalen er tilkoblet styrets epostkonto.
Tips:
I dagens samfunn er det mange som er pålogget Office365 i nettleseren fra før i forbindelse med privat/jobb e-post. Det er viktig at man sjekker at det er korrekt og ønsket e-postkonto man forsøker å koble til.
Skulle det være forskjell på e-postkontoen som er oppgitt i steg 7 og den innloggede kontoen i Office, vil OBF-portalen stoppe prosessen og du vil få beskjed om å starte prosessen på nytt.
Skrevet av
Mari
Mari er kommunikasjonsrådgiver og UX Designer med en bachelor i eiendom, jus og økonomi. Hun brenner for å formidle innsikt og gjøre komplekse temaer litt lettere.
